Co przedsiębiorca musi wiedzieć o KSeF?
Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców w Polsce. To duża zmiana w sposobie wystawiania i otrzymywania faktur, dlatego warto już teraz dobrze zrozumieć, czym jest KSeF, jak działa i co trzeba zrobić, by się do niego przygotować.
Czym jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma przygotowana przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System ten zastępuje tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne (PDF), wprowadzając jednolity, zautomatyzowany standard fakturowania.
Dzięki KSeF faktury trafiają bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów, gdzie otrzymują unikalny numer identyfikacyjny i są automatycznie udostępniane kontrahentowi.
Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie:
wszystkie firmy będące podatnikami VAT,
przedsiębiorców zwolnionych z VAT,
podmioty prowadzące działalność gospodarczą na terenie Polski.
W praktyce oznacza to, że każdy przedsiębiorca wystawiający faktury za towary lub usługi będzie musiał korzystać z KSeF.
Jak działa wystawianie faktur w KSeF?
Proces wygląda nieco inaczej niż dotychczas:
Przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim programie księgowym (zintegrowanym z KSeF).
System wysyła dokument w formacie XML do KSeF.
Ministerstwo Finansów nadaje fakturze numer i datę wystawienia.
Kontrahent może pobrać fakturę bezpośrednio z KSeF.
Jakie korzyści daje KSeF?
Choć wdrożenie systemu wymaga dostosowania oprogramowania i procedur, KSeF niesie ze sobą wiele zalet:
Szybszy zwrot VAT – skrócony do 40 dni.
Bezpieczeństwo danych – faktury są przechowywane przez 10 lat w systemie MF.
Automatyzacja procesów – łatwiejsze księgowanie i rozliczanie dokumentów.
Mniejsze ryzyko błędów – system weryfikuje dane przed zatwierdzeniem faktury.
Jak się przygotować do KSeF?
Aby wdrożenie KSeF przebiegło sprawnie, przedsiębiorca powinien:
Sprawdzić, czy jego program księgowy obsługuje KSeF.
Ustalić sposób autoryzacji dostępu do systemu – np. przez Profil Zaufany lub token.
Przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie.
Przetestować wystawianie e-faktur w środowisku testowym KSeF.
Podsumowanie
KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów w Polsce. Choć początkowo może wymagać dostosowania systemów i procedur, w dłuższej perspektywie przyniesie przedsiębiorcom oszczędność czasu, większe bezpieczeństwo i lepszą kontrolę nad procesem fakturowania.
Nie czekaj na ostatnią chwilę — przygotuj swoją firmę do KSeF już dziś!
Więcej informacji: