ETAP 5. Jak przesyłać faktury do KSeF, czyli jak podłączyć program do fakturowania do KSeF?
Głównym założeniem KSeF jest, aby wszystkie faktury znajdowały się w jednym systemie udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, dlatego docelowo wszystkie firmy będą zobowiązane wysyłać faktury do tego systemu.
Większość przedsiębiorców będzie zobowiązana wysyłać faktury do KSeF od 01.04.2026.
W KSeF przewidziane są różne tryby przesyłania faktur, czyli:
1. Tryb „online” — bezpośrednie wystawianie faktur przez portal KSeF
W tym trybie przedsiębiorca (lub uprawniony użytkownik) loguje się bezpośrednio do aplikacji KSeF (np. Aplikacji Podatnika) i wystawia fakturę ręcznie przez formularz.
Użytkownik wprowadza dane faktury: sprzedawca, nabywca, pozycje, stawki podatku, daty.
System KSeF weryfikuje dokument, zapisuje go jako fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML i nadaje mu unikalny identyfikator.
Po przyjęciu faktury przez system możliwe jest udostępnienie jej nabywcy.
Zalety: nie wymaga osobnego programu do fakturowania i integracji.
Wady/ograniczenia: jest czasochłonny, ponieważ wymaga każdorazowego wprowadzania wszystkich danych nawet przy powtarzających się fakturach.
2. Tryb zintegrowany z program do fakturowania
Drugi tryb to wystawianie faktur przez zintegrowane oprogramowanie lub system ERP, które poprzez interfejs API łączy się z KSeF.
Użytkownik wystawia fakturę w programie komercyjnym, program generuje fakturę w formacie XML (zgodnie ze schematem faktury ustrukturyzowanej) i wysyła ją do KSeF w imieniu podatnika.
Po przesyłaniu do systemu Ministerstwa Finansów, KSeF weryfikuje dokument, nadaje mu numer i zwraca potwierdzenie odbioru (UPO).
Dzięki temu przedsiębiorca może automatycznie wystawiać faktury — minimalizując ręczne wpisy i błędy.
faktury są uznawane za wystawione dopiero w momencie ich przyjęcia przez KSeF.
Zalety: automatyzacja, efektywność, mniejsze ryzyko błędów.
Wady: wymaga, by system do fakturowania był przystosowany do KSeF i by integracja została wdrożona.
Co powinien zrobić przedsiębiorca?
Przedsiębiorcy korzystający z programów do fakturowania muszą zadbać o ich prawidłowe podłączenie do systemu Ministerstwa Finansów. Tylko poprawna integracja pozwala na wystawianie faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Należy:
1. Sprawdzić, czy używany program do fakturowania obsługuje KSeF.
2. Skonfigurować program do fakturowania zgodnie z instrukcją dostawcy oprogramowania.
Uwaga:
KSeF 2.0 czyli środowisko produkcyjne (właściwe i docelowe) zostanie włączone przez Ministerstwo Finansów (MF) 1 lutego 2026 i dopiero od tego dnia będzie możliwe podłączenie programu do fakturowania.
Aktualnie udostępnione są tylko środowiska demonstracyjne i testowe służącego do zapoznania się z systemem.
Klienci Biura Rachunkowego Certo korzystający z udostępnionego Im programu do fakturowania
po 1 lutym 2026 otrzymają szczegółowe informacje jak podłączyć program do KSeF.