Jak zalogować i uwierzytelnić się w KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, w której przedsiębiorcy będą obowiązkowo wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane.
Aby z niej korzystać, trzeba się zalogować i uwierzytelnić – czyli potwierdzić swoją tożsamość i uprawnienia do działania w systemie.
Zobacz, jak krok po kroku zalogować się do KSeF i jakie są dostępne metody uwierzytelnienia.
🔐 Czym jest uwierzytelnienie w KSeF?
Uwierzytelnienie to sposób potwierdzenia, że dana osoba (lub podmiot) ma prawo korzystać z systemu w imieniu przedsiębiorcy.
Dzięki temu KSeF wie, kto wystawia fakturę, odbiera ją lub nadaje uprawnienia innym użytkownikom.
Każdy użytkownik KSeF musi być jednoznacznie zidentyfikowany, dlatego Ministerstwo Finansów przewidziało kilka metod logowania i autoryzacji.
🧾 Kto może zalogować się do KSeF?
Dostęp do systemu mogą mieć:
właściciele firm (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą),
członkowie zarządu spółek,
osoby upoważnione przez przedsiębiorcę (np. księgowe, pracownicy, biura rachunkowe).
Każda z tych osób musi zostać uwierzytelniona w systemie — bez tego nie będzie mogła wystawiać ani odbierać faktur.
🔸 Metody logowania i uwierzytelniania w KSeF
1. Profil Zaufany (PZ)
Najprostszy sposób logowania dla osób fizycznych i jednoosobowych działalności gospodarczych.
Wystarczy posiadać aktywny Profil Zaufany i zalogować się jak do ePUAP.
✅ Idealny dla: jednoosobowych firm i właścicieli, którzy samodzielnie wystawiają faktury.
2. Podpis kwalifikowany
To elektroniczny odpowiednik podpisu własnoręcznego, wydawany przez certyfikowane centra (np. Asseco, KIR, Certum).
Podpis kwalifikowany potwierdza tożsamość i uprawnienie do reprezentowania firmy.
✅ Idealny dla: członków zarządu spółek, prokurentów i pełnomocników.
3. Pieczęć elektroniczna (dla spółek)
W przypadku spółek z o.o. i innych osób prawnych możliwe jest logowanie się do KSeF za pomocą pieczęci elektronicznej – przypisanej do NIP spółki.
✅ Idealna dla: firm, które chcą uwierzytelniać dokumenty automatycznie, np. z poziomu systemu ERP.
4. Token autoryzacyjny
To specjalny klucz dostępu (ciąg znaków), który można wygenerować w KSeF.
Token pozwala zintegrować system księgowy lub program do faktur z KSeF bez konieczności każdorazowego logowania.
✅ Idealny dla: biur rachunkowych i firm korzystających z oprogramowania zintegrowanego z KSeF.
5. Certyfikat KSeF
Jedną z najwygodniejszych i coraz częściej wybieranych metod jest Certyfikat KSeF – czyli specjalny klucz autoryzacyjny, który pozwala bezpiecznie łączyć systemy księgowe i wystawiać faktury bez każdorazowego logowania.
✅ Idealny dla: biur rachunkowych i firm korzystających z oprogramowania zintegrowanego z KSeF.
Jak zalogować się do KSeF?
1.Działalność gospodarcza
Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą ma uprawnienia właścicielskie i może uwierzytelnić się w KSeF bezpośrednio za pomocą Profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Nie musi nic zgłaszać ani o nic wnioskować.
Jak uwierzytelnić się Profilem zaufanym
2. Spółka
Spółka kapitałowa lub osobowa może uwierzytelnić się w KSeF:
– kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub
– poprzez ZAW-FA – elektroniczne zawiadomienie do urzędu skarbowego.
W ZAW-FA wskazuje się osobę fizyczną (np. Prezesa), która będzie miała dostęp do KSeF.
Uprawnienia działają po wprowadzeniu do systemu przez urząd skarbowy. Przy zgłoszeniu przez ZAW-FA — urząd skarbowy najpierw zweryfikuje dokument, wprowadzi uprawnienia i prześle e-mail z potwierdzeniem.
Wysyłka ZAW-FA pocztą oznacza naturalne opóźnienie o czas doręczenia.
Po uzyskaniu uprawnień osoba ta uwierzytelnia się Profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
Uwierzytelnienie w JDG
Uwierzytelnienie w spółce z o.o.
🧑💼 Nadawanie uprawnień innym użytkownikom
Właściciel firmy lub osoba zgłoszona przez spółkę po uwierzytelnieniu się może w systemie:
nadać uprawnienia do wystawiania faktur,
przyznać dostęp księgowej lub biuru rachunkowemu,
cofnąć dostęp w dowolnym momencie.
Uprawnienia można nadać:
bezpośrednio w systemie KSeF (po zalogowaniu),
lub poprzez ZAW-FA – elektroniczne zawiadomienie do urzędu skarbowego.
⚙️ Uwierzytelnianie systemowe – integracja z programem księgowym
Większość popularnych programów księgowych (np. Comarch, enova365, Insert, Optima, Subiekt, SAP) umożliwia bezpośrednie połączenie z KSeF.
W takim przypadku użytkownik loguje się raz, generując token, a oprogramowanie automatycznie wysyła i odbiera faktury z systemu.
🕒 Wskazówki praktyczne
🔸 Przetestuj logowanie w środowisku testowym KSeF, zanim system stanie się obowiązkowy.
🔸 Sprawdź, kto w firmie ma mieć uprawnienia – i nadaj je z wyprzedzeniem.
🔸 Jeśli korzystasz z biura rachunkowego – upewnij się, że ma ono autoryzowany dostęp.
🔸 Zadbaj o bezpieczeństwo tokenów – nie udostępniaj ich osobom postronnym.
✳️ Podsumowanie
Logowanie i uwierzytelnienie w KSeF to kluczowy krok, by móc wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Na szczęście Ministerstwo Finansów udostępnia kilka metod – od Profilu Zaufanego po pieczęć elektroniczną i tokeny – dzięki czemu każda firma może dobrać sposób dopasowany do swoich potrzeb.
Nie czekaj do ostatniej chwili – sprawdź już dziś, czy potrafisz zalogować się do KSeF i czy Twoje oprogramowanie jest gotowe!