Przystąpienie do KSeF - ETAPY
Trzy pierwsze ETAPY wykonywane są w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU)
Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU)
Jest jednym z elementów Krajowego Systemu e-Faktur.
Od 01.11.2025 do 31.01.2026 za pośrednictwem MCU można:
• nadawać uprawnienia użytkownikom systemu KSeF 2.0,
• składać wnioski o wydanie certyfikatu KSeF oraz ich pobieranie.
Od 1 lutego 2026 r. będzie jednym z modułów Aplikacji Podatnika KSeF.
ETAP 1. Uwierzytelnienie się w KSeF
Aby uwierzytelnić się w MCU będzie można wykorzystać:
• Profil Zaufany – bezpłatne rozwiązanie, dostępne dla każdego przedsiębiorcy, umożliwia logowanie Podpisem Zaufanym,
• Certyfikat kwalifikowany z NIP lub PESEL – rozwiązanie płatne, dostępne dla posiadaczy certyfikatów kwalifikowanych lub pieczęci kwalifikowanej,
• Certyfikat kwalifikowany bez NIP i PESEL („Odcisk palca”) – rozwiązanie jest pomocne, gdy posiadany certyfikat kwalifikowany nie zawiera identyfikatora NIP ani
PESEL, a użycie tego certyfikatu wymaga uprzedniego nadania uprawnień na tzw. odcisk palca tego certyfikatu.
Jak uwierzytelnić się w MCU Profilem zaufanym? – Krok po kroku
ETAP 2. Nadanie UPRAWNIEŃ w KSeF
Nadanie uprawnień do KSeF dla pracownika lub biura rachunkowego jest jednym z najważniejszych etapów przygotowania firmy do pracy w systemie. Dzięki temu księgowa lub księgowy będą mogli wystawiać faktury, pobierać dokumenty oraz zarządzać danymi w imieniu przedsiębiorstwa.
Kto może nadać uprawnienia w KSeF?
Uprawnienia może nadać osoba, która:
✔ ma prawo reprezentować firmę (np. członek zarządu spółki z o.o., właściciel JDG, wspólnik spółki osobowej).
✔ lub posiada uprawnienie „zarządzanie uprawnieniami” w KSeF (np. kierownik biura, administrator księgowości).
ETAP 3. Generowanie CERTYFIKATÓW w KSeF
Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie potwierdzające tożsamość osoby lub podmiotu.
Przez potwierdzenie tożsamości wystawcy należy rozumieć:
• potwierdzenie tożsamości osoby, jeśli certyfikat był wydany na osobę fizyczną,
• identyfikację konkretnego podmiotu np. spółki, jeśli certyfikat był wydany na podmiot inny niż osoba fizyczna.
Certyfikaty KSeF zawierają dane osobowe wnioskującego lub dane podmiotu.
Z tego względu o certyfikat zawierający dane osoby fizycznej może wnioskować wyłącznie ta osoba. I tylko ta osoba może go pobrać, a następnie się nim posługiwać.
W MCU generuje się dwa różne certyfikaty które będą potrzebne do:
– Certyfikat KSeF typu 1 – szybszego uwierzytelnienia się w systemie KSeF.
– Certyfikat KSeF typu 2 – do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym.
Certyfikat KSeF będzie potrzebny do przesyłania do KSeF e-Faktur wystawianych w narzędziach komercyjnych.
Certyfikat KSeF będzie ważny nie dłużej niż 2 lata od:
• daty podanej we wniosku o wydanie certyfikatu KSeF lub
• od daty wydania certyfikatu KSeF (obsłużenia wniosku o wydanie certyfikatu KSeF), jeśli we wniosku nie podano daty początkowej, od której ma być on ważny.
Limity dotyczące certyfikatów KSeF.
W przypadku osoby fizycznej posługującej się wyłącznie numerem PESEL – co najwyżej 2 aktywne oraz 2 nowe – do użycia po wygaśnięciu obecnego.
W przypadku osoby fizycznej posługującej się identyfikatorem NIP – co najwyżej 100 certyfikatów wydanych na podstawie danych kwalifikowanego certyfikatu podpisu oraz 100 nowych do użycia po wygaśnięciu aktualnych.
Certyfikaty KSeF obu typów będą generowane osobno.