Przystąpienie do KSeF - ETAPY
Trzy pierwsze ETAPY wykonywane są w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU)
Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU)
Jest jednym z elementów Krajowego Systemu e-Faktur.
Od 01.11.2025 do 31.01.2026 za pośrednictwem MCU można:
• nadawać uprawnienia użytkownikom systemu KSeF 2.0,
• składać wnioski o wydanie certyfikatu KSeF oraz ich pobieranie.
Od 1 lutego 2026 r. będzie jednym z modułów Aplikacji Podatnika KSeF.
ETAP 1. Uwierzytelnienie się w KSeF
Aby uwierzytelnić się w MCU będzie można wykorzystać:
• Profil Zaufany – bezpłatne rozwiązanie, dostępne dla każdego przedsiębiorcy, umożliwia logowanie Podpisem Zaufanym,
• Certyfikat kwalifikowany z NIP lub PESEL – rozwiązanie płatne, dostępne dla posiadaczy certyfikatów kwalifikowanych lub pieczęci kwalifikowanej,
• Certyfikat kwalifikowany bez NIP i PESEL („Odcisk palca”) – rozwiązanie jest pomocne, gdy posiadany certyfikat kwalifikowany nie zawiera identyfikatora NIP ani
PESEL, a użycie tego certyfikatu wymaga uprzedniego nadania uprawnień na tzw. odcisk palca tego certyfikatu.
ETAP 1. Jak uwierzytelnić się w MCU Profilem zaufanym? – Krok po kroku
ETAP 2. Nadanie UPRAWNIEŃ w KSeF
Nadanie uprawnień do KSeF dla pracownika lub biura rachunkowego jest jednym z najważniejszych etapów przygotowania firmy do pracy w systemie. Dzięki temu księgowa lub księgowy będą mogli wystawiać faktury, pobierać dokumenty oraz zarządzać danymi w imieniu przedsiębiorstwa.
Kto może nadać uprawnienia w KSeF?
Uprawnienia może nadać osoba, która:
✔ ma prawo reprezentować firmę (np. członek zarządu spółki z o.o., właściciel JDG, wspólnik spółki osobowej).
✔ lub posiada uprawnienie „zarządzanie uprawnieniami” w KSeF (np. kierownik biura, administrator księgowości).
ETAP 3. i ETAP 4. Generowanie CERTYFIKATÓW w KSeF
Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie potwierdzające tożsamość osoby lub podmiotu.
Przez potwierdzenie tożsamości wystawcy należy rozumieć:
• potwierdzenie tożsamości osoby, jeśli certyfikat był wydany na osobę fizyczną,
• identyfikację konkretnego podmiotu np. spółki, jeśli certyfikat był wydany na podmiot inny niż osoba fizyczna.
Certyfikaty KSeF zawierają dane osobowe wnioskującego lub dane podmiotu.
Z tego względu o certyfikat zawierający dane osoby fizycznej może wnioskować wyłącznie ta osoba. I tylko ta osoba może go pobrać, a następnie się nim posługiwać.
W MCU generuje się dwa różne certyfikaty które będą potrzebne do:
– Certyfikat KSeF typu 1 – szybszego uwierzytelnienia się w systemie KSeF.
– Certyfikat KSeF typu 2 – do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym.
Certyfikat KSeF będzie potrzebny do przesyłania do KSeF e-Faktur wystawianych w narzędziach komercyjnych.
Certyfikat KSeF będzie ważny nie dłużej niż 2 lata od:
• daty podanej we wniosku o wydanie certyfikatu KSeF lub
• od daty wydania certyfikatu KSeF (obsłużenia wniosku o wydanie certyfikatu KSeF), jeśli we wniosku nie podano daty początkowej, od której ma być on ważny.
Limity dotyczące certyfikatów KSeF.
W przypadku osoby fizycznej posługującej się wyłącznie numerem PESEL – co najwyżej 2 aktywne oraz 2 nowe – do użycia po wygaśnięciu obecnego.
W przypadku osoby fizycznej posługującej się identyfikatorem NIP – co najwyżej 100 certyfikatów wydanych na podstawie danych kwalifikowanego certyfikatu podpisu oraz 100 nowych do użycia po wygaśnięciu aktualnych.
Certyfikaty KSeF obu typów będą generowane osobno.
ETAP 3. Jak wygenerować Certyfikat KSeF potrzebny do uwierzytelniania w systemie
ETAP 4. Jak wygenerować Certyfikat KSeF potrzebny w razie awarii systemu
ETAP 5. Jak podłączyć program do fakturowania do KSeF?
1. Czym jest podłączenie programu do KSeF?
Podłączenie programu do fakturowania do KSeF umożliwia:
wysyłanie faktur bezpośrednio w systemie KSeF,
automatyczne nadawanie numeru KSeF,
bezpieczne przekazywanie faktur do odbiorców,
dostęp biura rachunkowego do dokumentów bez konieczności ich przesyłania.
Po podłączeniu faktura jest uznana za wystawioną dopiero w momencie jej przyjęcia przez KSeF.
2. Co jest potrzebne do podłączenia programu do KSeF?
Aby połączyć program z KSeF, konieczne jest:
uwierzytelnienie firmy w KSeF (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, e-dowód),
nadanie odpowiednich uprawnień w KSeF,
wygenerowanie Certyfikatu KSeF lub użycie innej metody uwierzytelnienia,
posiadanie programu do fakturowania, który obsługuje KSeF (większość popularnych systemów już to umożliwia).
3. Certyfikat KSeF – najczęściej rekomendowane rozwiązanie
W przypadku korzystania z programu do fakturowania lub systemu ERP rekomendujemy użycie Certyfikatu KSeF, ponieważ:
umożliwia stałe, automatyczne połączenie z KSeF,
nie wymaga każdorazowego logowania,
pozwala bezpiecznie wystawiać faktury przez program,
jest wygodny przy pracy biura rachunkowego.
Certyfikat generuje się bezpłatnie w KSeF.