Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Już niedługo przedsiębiorców czeka kolejna zmiana w sposobie rozliczania sprzedawanych towarów oraz usług. Od połowy 2024 roku w Polsce wejdzie obowiązek fakturowania za pomocą elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Dowiedz się, co to jest, sprawdź, od kiedy dokładnie trzeba będzie zacząć wystawiać dokumenty rozliczeniowe w ujednoliconym krajowym systemie, poznaj zalety takiego sposobu dokumentowania sprzedaży i sprawdź, co zmieni się w przypadku firm, które już dziś rozliczają się za pomocą e-faktury.
Faktura ustrukturyzowana – co to jest?
Zanim przejdziemy do kwestii czysto technicznych, warto wyjaśnić, z czym tak naprawdę przedsiębiorcy będą mieli do czynienia po 1 lipca 2024 roku. Co to jest faktura ustrukturyzowana? To dokument, który firma może wystawić wyłącznie za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Po zmianie przepisów obowiązek rozliczania się za pomocą plików elektronicznych będzie dotyczył wszystkich podmiotów, niezależnie od ich wielkości, branży czy formy opodatkowania. Kluczowy wpływ na to, od kiedy dokładnie dana firma będzie zobligowana rozliczać się w ten sposób, warunkuje jedynie status płatnika podatku od towarów i usług. Podatnicy VAT będą musieli przejść na e-fakturę ustrukturyzowaną wcześniej niż podmioty, korzystające ze zwolnienia. Ustawodawca wprowadza ten obowiązek w celu ujednolicenia formatów wszystkich dokumentów sprzedażowych (obowiązujący będzie plik XML), ale także po to, by lepiej zabezpieczyć je przez zagubieniem oraz zniszczeniem.
Faktury ustrukturyzowane – od kiedy przedsiębiorcy mają obowiązek je wystawiać?
Warto dodać, że KSeF działa i przedsiębiorcy mogą bez żadnych ograniczeń wystawiać elektroniczne e-faktury w systemie krajowym już dziś. Obecnie jest to jednak ich wola, a nie obowiązek. Ten wejdzie w życie za nieco ponad pół roku – dokładnie 1 lipca 2024 w przypadku płatników podatku od towarów i usług. A co z firmami korzystającymi ze zwolnienia z VAT-u? Czy również one będą musiały wystawiać faktury ustrukturyzowane, a jeśli tak, to od kiedy? Ustawodawca określił termin 1 stycznia 2025 jako moment, w którym obowiązek wystawiania elektronicznych e-faktur będzie dotyczył już wszystkich przedsiębiorstw – również tych stosujących zwolnienie podmiotowe z podatku VAT.
Jakie korzyści zapewni faktura ustrukturyzowana od 2024 roku?
Rozwiązanie proponowane przez Ministerstwo Finansów ma na celu usprawnienie oraz lepsze zabezpieczenie systemu wystawiania dokumentów rozliczeniowych. Kluczowe zalety, jakie niesie ze sobą ustrukturyzowana faktura elektroniczna to m.in.:
- łatwy i szybki dostęp do dokumentów sprzedażowych,
- minimalizowanie ryzyka błędów i pomyłek przy ich wystawianiu,
- brak obowiązku ręcznego wypisywania faktur,
- możliwość automatycznego przesyłania elektronicznych dokumentów w czasie rzeczywistym,
- zautomatyzowanie procesów rachunkowych w firmach,
- brak potrzeby przechowywania oraz archiwizowania e-faktur od 2024 roku.
Jak wystawić e-fakturę w KSeF?
Wiedząc już, co to są faktury ustrukturyzowane i od kiedy powstaje obowiązek przejścia na nowy system KSeF, warto wyjaśnić, na czym polegać będzie samo wystawianie dokumentów od lipca 2024 roku. E-faktura ustrukturyzowana może być wystawiona zarówno za pomocą darmowej Aplikacji Podatnika KSeF, udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, jak i za pomocą komercyjnych programów księgowych. Za datę wystawienia dokumentu przez sprzedawcę (i jednocześnie otrzymania go przez nabywcę) uznaje się datę przesłania e-faktury. Krajowy system faktur ustrukturyzowanych zakłada przechowywanie dokumentów rozliczeniowych w formie elektronicznej przez 10 lat od końca roku, w którym zostały one wystawione.
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna a e-faktura
Co natomiast zmieni się w przypadku firm, które już teraz nie stosują papierowych dokumentów rozliczeniowych? Podstawowa zmiana dotyczyła będzie ujednolicenia formatu e-faktury elektronicznej. Faktura ustrukturyzowana od 2024 roku będzie dostępna wyłącznie w formacie XML, podczas gdy w obecnym systemie zdecydowana większość przedsiębiorstw posługuje się plikami PDF. Dzięki temu dokumenty zyskają lepsze zabezpieczenie, gdyż dane będą mogły być odczytywane jedynie przez specjalne programy księgowe, a nie przez każdego użytkownika.